Aujourd’hui, les environnements collaboratifs tels que Microsoft 365 ou Google Workspace sont devenus incontournables grâce à leurs fonctionnalités et une haute disponibilité des applications. En effet, Microsoft propose un formidable service à ses clients. Mais jusqu’où celui-ci va-t-il, notamment en matière de données ? Nako vous propose de faire le point sur la sauvegarde des données de Microsoft 365.
Sachez-le, VOUS êtes le seul garant de vos données 365. Il y a plusieurs idées reçues très courantes sur la sauvegarde de Microsoft 365. Ces idées reçues souvent fausses peuvent affecter la manière dont les entreprises protègent leurs données. Leurs conséquences peuvent être désastreuses si personne dans votre entreprise n’aborde le sujet. Voici quelques-unes de ces idées reçues :
- “Microsoft 365 sauvegarde automatiquement toutes mes données, donc je n’ai pas besoin de faire de sauvegarde supplémentaire.” Les données ne sont pas sauvegardées, c’est seulement de la rétention sur un seul support.
- “Je peux récupérer mes données supprimées ou modifiées à tout moment.” Bien que Microsoft 365 dispose d’une fonctionnalité de récupération des données via la corbeille, cette fonctionnalité ne garantit pas un historique des données pour une durée indéfinie. En effet, à compter de 30 jours, les données modifiées / supprimées ne sont plus disponibles.
- “Les sauvegardes de Microsoft 365 sont redondantes.” Les sauvegardes régulières des données de Microsoft 365 peuvent fournir une protection supplémentaire contre les pannes, les erreurs humaines et les cyberattaques.
- “Je n’ai pas besoin de sauvegarder les données de Microsoft 365, car je n’ai pas de risques de sécurité importants.” Toutes les entreprises sont susceptibles d’être victimes de cyberattaques ou de violations de la sécurité, quelle que soit leur taille. Les sauvegardes de données de Microsoft 365 peuvent aider à protéger les entreprises contre ces risques.
6 bonnes raisons de sauvegarder Microsoft 365
Face à ces idées reçues, il est indispensable de vous assurer un accès à vos données différentes de services Microsoft et de les contrôler vous-même. Voici les 6 bonnes raisons de sauvegarder votre Microsoft 365 :
1 – Suppression accidentelle
La sauvegarde externalisée permet d’éviter les pertes de données dues aux suppressions accidentelles. Par exemple, si vous supprimez un utilisateur de façon volontaire ou non, cela concernera l’ensemble de ses données, c’est-à-dire son compte, sa boite mail OneDrive for Business sur l’ensemble du réseau Microsoft.
2 – Mauvaise gestion de la stratégie de rétention
Microsoft comporte des règles de rétention très limitées. Les conséquences d’une mauvaise gestion de la rétention est la perte de données. En effet, en cas de mauvaise manipulation, Microsoft vous permet de récupérer vos fichiers à un état antérieur dans une durée très limitée. Avec une solution de sauvegarde de Microsoft 365, vos fichiers sont restaurés à toutes dates souhaitées. Ainsi, sauvegarde à court terme, archivage à long terme, restauration granulaire ou à un instant donné, tout est possible avec fiabilité, facilité et rapidité.
3 – Menaces internes de sécurité
Quand on évoque menaces et cybersécurité, nous pensons directement aux cyberpirates ou autres virus. Cependant, les entreprises peuvent être également confrontées à des menaces provenant de l’interne plus souvent qu’e l’on ne l’imagine. Elles sont victimes de « menaces » intentionnelles ou non de la part de leurs propres collaborateurs. En effet, des fichiers ou des contacts partagés par l’entreprise peuvent connaître des erreurs de manipulation comme une modification mal venue ou une suppression. La sauvegarde des données permet ainsi de se protéger face à ces menaces internes.
4/ Menaces externes de sécurité
Logiciels malveillants, virus, ransomware représentent de sérieuses menaces pour les données de votre entreprise. Elles constituent un risque non seulement pour leur réputation, mais aussi pour la confidentialité des données internes et celles des clients.
Les menaces externes peuvent provenir des e-mails et des pièces jointes. Leurs objectifs sont d’attaquer les fichiers présents sur votre ordinateur / serveur. Former les utilisateurs à la surveillance n’est malheureusement pas toujours efficace. Certains messages infectés reçus s’avèrent parfois très convaincants. Les fonctions proposées par Exchange Online sont limitées sur ce genre d’attaques. Des sauvegardes régulières vous permettront de vous assurer qu’une copie distincte de vos données reste intacte avec la possibilité de la restaurer rapidement.
5/ Obligations légales et de conformité
Dans le cadre d’une procédure juridique, il est de temps en temps demandé de récupérer le contenu de boîte, fichiers ou d’autres types de données de manière imprévue. Pour cela, Microsoft a mis en place quelques filets de sécurité tels que la conservation de litige et la rétention. Cependant, ce dispositif ne constitue pas une solution de sauvegarde à part entière. Par exemple, si vous supprimez accidentellement des e-mails ou des documents avant une conservation concernant un litige, une solution de sauvegarde vous permet de les restaurer et, de fait, de respecter vos obligations légales.
Les obligations légales, les exigences de conformités et les règlementations d’accès varient d’un secteur d’activité à l’autre.
6/ Structure des données Teams
Avec l’essor du télétravail, la plateforme Microsoft Teams connait depuis 3 ans une croissance fulgurante. Microsoft a structuré Teams comme une interface utilisateur qui réunit tous les services Microsoft 365, comme SharePoint et OneDrive. Une solution qui promet une collaboration et une communication en temps réel plus fluides pour les équipes travaillant à distance. Pour cela, il est nécessaire de sécuriser vos données Teams.
Aujourd’hui plus que jamais, Teams est sollicité pour des projets collaboratifs. Cependant, ces projets « hébergés » sur Teams doivent être conservés via une copie (à des fins de sécurité ou légales ou de conformité). Bien souvent, comme sur toutes plateformes collaboratives, les dossiers peuvent être supprimés accidentellement ou font l’objet d’une mauvaise rétention, entraînant l’indisponibilité de certains fichiers ou documents essentiels.
Ça n’arrive pas qu’aux autres…
L’ensemble de ces 6 situations arrivent très fréquemment. Il est important de comprendre que la sauvegarde de Microsoft 365 est une mesure de précaution importante pour garantir la sécurité et la continuité des activités de l’entreprise.
Les idées reçues sur la solution 365 peuvent compromettre la capacité de l’entreprise à récupérer ses données en cas de besoin. Vous avez déjà pris une bonne décision en déployant Microsoft 365. Il vous reste à trouver une solution de sauvegarde qui vous offre un accès et un contrôle complets de vos données Microsoft 365 pour éviter le risque inutile de perdre des données.
Pour répondre à cette problématique, Nako vous accompagne sur des solutions de sauvegarde des environnements collaboratifs (Microsoft 365 ou Google Workspace) et cybersécurité répondant aux besoins de votre entreprise.
